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庆典知识

会议活动基本的要素有哪些

作者:济南庆典演出公司。来源:www.yanchutop.cn日期:2021-10-31

  在生活中,相信每个人都接触过会议活动。会议活动的策划不可避免地出现错误。这里我们需要考虑到时间和人员,地点,以及会议的主要内容等这些都是最基本的要素。如果会议活动没有策划好,其影响将会很大。那么,会议活动策划的基本要求是什么,应该注意什么?以下分析:

  会议活动策划的基本要求

  1、会议活动目的

  会议活动目的的制定需要对传播主体有一个精准的分析。因此策划会议活动前,一定要对企业形象现状进行诊断,从而为选择的活动目标和方法提供依据。一般来说,会议活动目标需服从于树立企业形象这一总体目标,且会议活动目标应明确、具体,具有可行性和可操作性。确定你的目标意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路。

  2、会议活动主题

  会议活动主题是对会议活动内容的高度概括,对整个会议活动起着指导作用。主题设计得是否精彩、恰当,对会议活动成效影响极大。这个被精炼出的主题具有唯一性、相关性和易于传播性,能轻而易举地将活动推向高潮,且任凭时光流逝,依旧鲜活如初。主题有多种表现方式,可以是一个口号,也可以是一句陈述或一个表白。会议活动主题设计看似简单,实非易事。一个好的活动主题设计需要考虑三个因素:

  (1)会议活动目标,即活动的主题必须与活动目标相一致,并能充分表现目标。

  (2)会议信息特性,即活动主题的信息要独特新颖,有鲜明的个性,突出本次活动的特色。

  (3)会议公众心理,即活动主题要适应公众心理的需要,主题要形象动人,具有强烈的感召力。

  3、参加会议活动对象

  即对目标受众进行分析和定位。会议活动是以不同的方针对不同的目标客户展开的,因此只有确定了目标客户,才能制定有效的会议活动方案。经济条件、生活习惯、价值观念、利益要求等的差异都会使目标客户群体呈现不同的特点。总之,对目标客户群体了解越彻底,公关目标就越有针对性,实行效果也就越好。

  注意事项

  1、周密细致、程序规范

  会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务,明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,按照有关规定和程序合理安排会议议程,使各场次会议能顺利衔接,使整体的会议安排周密细致、程序规范,避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作分工安排等内容。

  2、加强沟通,统筹协调

  一方面,要加强对上的沟通请示工作。在组织筹备会议的过程中,必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面,要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展,是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果,因此在会议筹备期间,必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作,合理调整工作进度,加强配合,共同推进筹备工作全面有序进行。

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